Avisos Legales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Ultima modificación: 15/08/2023


POR FAVOR LEE CUIDADOSAMENTE ESTAS POLÍTICAS DE PRIVACIDAD, YA QUE CONTIENEN INFORMACIÓN IMPORTANTE SOBRE LAS CONDICIONES Y CLÁUSULAS SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN, ASÍ COMO LAS OBLIGACIONES Y DISPOSICIONES LEGALES Y NORMATIVAS RELACIONADAS CON EL USO DE LA PÁGINA WEB y APP DE KI.


Bienvenidos a Ki una página web y app móvil, disponible en www.kiplanner.com, que le ofrece a los Usuarios en un solo momento y lugar, la información detallada de los precios de los medicamentos buscados en diferentes farmacias en Colombia y a través de un contrato de mandato Ki los adquiere en nombre y representación de cada uno de los usuarios.

Ki comprometido con el respeto y la protección de los datos personales de los Usuarios y en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, la cual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos y que sea susceptible de tratamiento y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de 1991; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma norma; y los Decretos 1377 de 2013, 886 de 2014, 1074 de 2015 y/o demás normas que los modifiquen y/o adicionen y/o sustituyan, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla la siguiente política para el tratamiento de datos personales (en adelante la “Política”) que le asiste tanto a clientes, accionistas, proveedores y empleados dentro de Ki.

La persona que inicia sesión se conecta, accede o utiliza la página web o App de Ki, reconoce que las condiciones constituyen un contrato legal vinculante y exigible entre ella y Ki, representada para el efecto por Manuela García Hoyos, identificada con la cédula de ciudadanía 1038415763.


  1. Definiciones
    Para los efectos de la presente Política, se entiende por:
    1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
    2. Base de datos: Conjunto Organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
    3. Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    4. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
    5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
    6. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
    7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    8. Dato Público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución. Son públicos entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
    9. Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sin a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, tales como datos financieros y crediticios de actividades comerciales.
    10. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular k) Datos Sensibles: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicados, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá ser otorgada por el Titular de estos datos.
    11. Datos Sensibles: Aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicados, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá ser otorgada por el Titular de estos datos.
    12. Aviso de Privacidad: documento físico o electrónico generado por el Responsable del Tratamiento que es puesto a disposición del Titular con la información relativa a la existencia de la Política de Tratamiento de la información, que le será aplicable. De igual forma contiene la forma de acceder a la misma y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
    13. Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

  2. Reglamento General de Protección de Datos Personales
    Ki implementa su recolección y tratamiento de datos, de acuerdo con la normatividad legal vigente, por lo cual:
    • Cuenta con un protocolo de seguridad establecido e implementado por todo el equipo de trabajo, el cual está capacitado con todas las normas de seguridad sobre los datos personales que se recolectan y almacenan en Ki, para un uso apropiado de esta información.
    • Utiliza para el manejo de la información, herramientas e integraciones con terceros que cumplen con estándares internacionales con fines específicos sin derecho a ser compartidos o usados con un propósito distinto al que autorizó inicialmente el Usuario.
    • Cumple con principios generales de estándares internacionales en cuanto a calidad de los datos, consentimiento y derecho de información; y le ofrece a todos los Usuarios de los datos, los derechos de acceso, rectificación, portabilidad de los datos, restricción, supresión y oposición.
    • Cumple con los criterios generales de licitud, lealtad y transparencia del tratamiento de datos. Los fines están determinados, explícitos y son legítimos.
    • Aplica la minimización de datos, al recolectar solo los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. Garantiza la exactitud y actualización de los mismos y los conserva sólo por el tiempo necesario para los fines del tratamiento.
    • Adecua las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado.

  3. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales
    En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley de protección de Datos Personales, la protección de Datos Personales en Ki estará sometida a los siguientes principios:
    • Legalidad: El Tratamiento de datos en Colombia es una actividad regulada, la cual debe sujetarse a lo establecido en las normas anteriormente citadas y en las demás disposiciones que la desarrollen. Por ende, los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto acá.
    • Finalidad: El Tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de manera concreta y precisa.
    • Limitaciones temporales al Tratamiento de datos: Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento, la Compañía deberá proceder a la supresión de los Datos Personales. Sin perjuicio de lo anterior, la Compañía deberá cumplir con todas las obligaciones legales y contractuales en materia de Tratamiento de Datos Personales.
    • Libertad: El Tratamiento de datos solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Por ende, los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
    • Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
    • Transparencia: En el Tratamiento de datos se debe garantizar el derecho al Titular a obtener del Responsable de Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
    • Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y de los límites establecidos por la Ley. Por ende, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y por las demás personas que autorice la Ley. Para estos propósitos la obligación de la Compañía será de medios. Los datos proporcionados por el Titular no podrán estar disponible en internet u otros medios de la comunicación masiva, salvo que sea información pública o salvo que el acceso a dicha información sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados por la Ley.
    • Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la Compañía se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    • Confidencialidad: Todas las personas que en la Compañía intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenden el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
    • Datos Sensibles Generales: Por regla general La Compañía no recolectará aquellos Datos sensibles, los cuales son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
    • Datos sobre la salud de los usuarios: Como excepción a la regla anterior, La Compañía, recolecta, almacena, consulta, usa, intercambia, trasmite, transfiere, circula y procesa Datos sensibles de los usuarios relativos a su estado de salud, con la finalidad de gestionar de una manera más optima los servicios prestados.
      Estos datos relativos a la salud de los usuarios serán protegidos de forma estricta por parte del personal de la Compañía por el carácter sensible de los mismos, por lo tanto, se tendrá en cuenta lo siguiente al momento de tratar datos de esta naturaleza:
      La Compañía accederá a datos de naturaleza sensible (salud) porque el titular de los mismos de manera previa, expresa y voluntaria, le da a conocer esta información, del mismo modo, en razón del contrato de mandato y otros servicios conexos, tendrá conocimiento de la historia clínica del usuario si este lo permite, como por ejemplo los recordatorios. Teniendo en cuenta la protección exigida para este tipo de datos, esta información será utilizada para los fines exclusivos del contrato de mandato y servicios conexos así como cualquier otro uso, siempre y cuando exista previa autorización del titular y/o representante. Los empleados de la Compañía, están informados acerca de la sensibilidad de los datos de salud, las obligaciones y sanciones que implica el uso inadecuado de los mismos y el procedimiento a seguir en su tratamiento, el derecho de acceso por parte de otras personas diferentes al titular y la forma como los clasifican, comunican y entregan. Por lo anterior, en la Compañía la protección de la información será responsabilidad de todas las personas que tengan acceso a ella en la empresa con ocasión del ejercicio de sus funciones.

  4. Alcance
    La presente Política aplica a todos los titulares que suministren datos a Ki, dentro de los cuales están: los usuarios de los servicios de Ki (en adelante los “Clientes” o “Usuarios”), los empleados de la Compañía, los aspirantes a ser contratados por la misma, ex empleados, representantes, agencias, proveedores, aliados y a todas las sedes y sucursales a nivel nacional que tengan cualquier actividad relacionada con Tratamiento de Datos Personales; incluye la información de Datos Personales de clientes, empleados, proveedores, contratistas, aliados estratégicos, vinculados y socios.
    Ki recolecta datos personales de carácter público, semiprivado, privado y en algunos casos de carácter sensible.

  5. Derechos de los Titulares de los Datos
    Los derechos del Titular son:
    1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales inexactos, incompletos fraccionados, que induzcan al error, o aquellos cuyo Tratamiento se encuentre prohibido o no haya sido autorizado.
    2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente lo exceptué la ley.
    3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
    4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
    5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
    6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
    7. Ser informado de cuales de los datos que suministra a la Compañía son datos sensibles y que tiene la facultad de decidir si suministrarlos o no.
    8. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
    Para consultar, conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar cualquier tipo de información, el Titular debe presentar por escrito una solicitud al Responsable o al Encargado del Tratamiento de datos personales, mediante la cual se manifieste la razón por la cual se desea realizar alguno de los trámites anteriormente mencionados y anexar prueba que valide su identidad como Titular.

  6. Deberes que tiene el Responsable con los Titulares de los Datos
    Ki, en su calidad de Responsable asume los siguientes deberes, sin perjuicio de aquellos otros previstos en las disposiciones que regulen o pudiesen llegar a regular esta materia:
    1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
    2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular;
    3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada;
    4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
    5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
    6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
    7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
    8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado por la ley;
    9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
    10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos que trata la ley;
    11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
    12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
    14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presente violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
    16. Usar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
    17. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
    18. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
    19. Usar los datos personales del Titular únicamente para aquellas finalidades para las que se encuentre debidamente facultada y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

  7. Deberes del Encargado del Tratamiento
    Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicios de las demás disposiciones previstas en la Ley:
    1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
    2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
    3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 de 2012;
    4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
    5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política;
    6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares;
    7. Registrar en la Base de Datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente Política;
    8. Insertar en la Base de Datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal;
    9. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
    10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
    11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
    12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
    Parágrafo Primero: En el evento en que concurran calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
    Parágrafo Segundo: Cuando la Compañía delegue su función de Encargado del Tratamiento de Datos Personales en un tercero, el tercero que asuma está responsabilidad, deberá cumplir con todas las obligaciones que se encuentran estipuladas en la presente Política y respetar todos los derechos del Titular.

  8. Casos en los cuales la compañía no requiere autorización para el Tratamiento de los Datos que tenga en su poder
    La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
    1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
    2. Datos de naturaleza pública, es decir, aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles y pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales;
    3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
    4. Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y
    5. Datos relacionados con Registro Civil de las personas.
    Los Titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a Ki para el Tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

  9. Tratamiento y Finalidad al cual serán sometidos los Datos
    El Tratamiento de los datos personales de los Clientes, empleados, proveedores, accionistas o de cualquier persona con la cual la Compañía tuviere establecida o estableciere una relación, sea permanente u ocasional lo realizará en el marco legal de la materia. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
    1. Cumplir las normas aplicables a accionistas, proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales;
    2. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en material laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleado.
    3. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
    4. Desarrollar actividades administrativas, de recursos humanos, nómina y de gestión interna de Ki.
    5. Establecer la información consolidada y actualizada de los clientes.
    6. Desarrollar actividades comerciales, promocionales, publicitarias e informativas.
    7. Crear un conocimiento cercano de sus clientes y terceros para actividades de segmentación, mercadeo, estadística y ventas.
    8. Contactar a los Titulares para monitorear y evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
    9. Desarrollar actividades de gestión de proveedores, entre ellos la facturación, gestión comercial y cobros.
    10. Mejorar la experiencia del Usuario en la Página Web.
    11. Conocer las preferencias, necesidades, falencias de los Usuarios y las tendencias generales de la Página Web.
    12. Permitir el funcionamiento general de la Página Web.
    13. Personalizar la experiencia del Usuario.
    14. Gestión de estadísticas internas.
    15. Proporcionar a los Usuarios registrados cierta información y servicios disponibles.
    16. Crear un perfil médico para los Usuarios, cuando estos autoricen el tratamiento de datos sensibles.
    17. Estudiar el comportamiento de los Usuarios.
    En relación con las anteriores finalidades, Ki podrá:
    1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de los Titulares de los datos personales.
    2. Clasificar, ordenar y segmentar la información suministrada por el Titular de los datos.
    3. Extender la información que obtenga, en los términos de la Ley, a las empresas con las que contrata los servicios de recolección, almacenamiento, manejo y Tratamiento de sus Bases de Datos previas las debidas autorizaciones y requerimientos legales que en ese sentido sean necesarias.
    4. Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.

  10. Derechos de Los Niños y Adolescentes
    Ki asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes en el tratamiento de la información suministrada. Queda prohibido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
    Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.
    El eventual tratamiento de los datos de menores de edad, que se pueda dar en Ki estará soportado en el consentimiento otorgado por los representantes legales de los menores, con el fin de garantizar la protección de los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

  11. Políticas Específicas para el Tratamiento de Datos Personales.
    Las operaciones que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte de la Compañía, en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento, se regirán por lo dispuesto a continuación:

    Grupos De Interés
    1. Tratamiento de datos de los empleados de la compañía.
      • Tratamiento de datos antes de la relación contractual: La Compañía informará de manera anticipada, mediante documento escrito donde consta la Autorización del Titular, el cual remitirá a la presente Política la cual también estará disponible en la página web de la Compañía, a quienes se encuentren interesados en trabajar con ella, las reglas aplicables al Tratamiento de Datos Personales que suministre el interesado, así como el Tratamiento que se le darán a los datos que se obtengan durante el proceso de selección. Cuando la Compañía contrate con un tercero para que este lleve a cabo procesos de selección, dicho contrato se establecerá que los datos que sean recolectados en dicho proceso deberán ser tratados dando cumplimiento a lo establecido en la presente Política de Protección de Datos Personales. Los datos que sean entregados a la Compañía en razón de un proceso de selección no serán usados para fines distintos a los encaminados a seleccionar a una persona para que se vincule a la misma, y cualquier uso distinto se encuentra totalmente prohibido. La recolección de Datos sensibles durante este proceso se hará con previa Autorización expresa del Titular de los mismos, para lo cual se deberá informar antes de comenzar con el proceso, cuales datos son considerados Datos sensibles, de conformidad con la definición que trae la Ley y la presente Política, cual es la finalidad que se busca con los mismos y cuál será su Tratamiento.
      • Tratamiento de datos durante la relación contractual: La Compañía almacenará los Datos Personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados que se vinculen a ella, previa Autorización de los mismos, la cual constará en el contrato de aprendizaje o de trabajo correspondiente y el cual remite a esta Política, la cual de igual forma estará disponible en la página Web de la Compañía, en una carpeta, tanto física como electrónica, identificada con el nombre de cada uno de ellos. El acceso a estas carpetas solo se encuentra autorizado para las personas que trabajen en el área de Gestión Humana y el área Administrativa de la Compañía, con la única finalidad de administrar la relación contractual entre la Compañía y el empleado. El uso de esta información para fines diferentes a los establecidos dentro del respectivo contrato de aprendizaje o trabajo y las autorizaciones firmadas por los empleados, se encuentra prohibido, y solo será admisible en los casos que media una orden de autoridad competente, sea judicial o administrativa, entre otras, siempre y cuando se encuentra facultada para solicitarla. Por lo anterior, es un deber ser de la Compañía, y en especial del Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, evaluar si dicha autoridad es o no competente para solicitar dicha información, con el fin de prevenir la cesión no autorizada de Datos Personales a terceros ajenos a la Compañía Para la recolección de Datos sensibles durante la relación laboral, se requerirá de una Autorización expresa del Titular de los mismos, diferente a la contenida en el contrato de trabajo y la cual deberá constar en un documento anexo, para lo cual se le deberá informar que datos son considerados como sensibles, de conformidad con la definición legal y la contemplada en la presente Política, además de informarle cual es la finalidad de los mismos y cuál será su Tratamiento. En el caso de que la Compañía contrate los servicios externos para el Tratamiento de datos, el empleado deberá dentro de la Autorización expresa para el Tratamiento por parte de la Compañía, autorizar la transferencia de sus datos a ese tercero.
      • Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual: Una vez finalizada la relación laboral, por cualquiera de las causas contempladas en el contrato de trabajo o en la ley, la Compañía procederá al almacenamiento de los datos obtenidos antes y durante la relación laboral, previa Autorización escrita del Titular de los mismos, ya sea que esta se encuentre contenida en el contrato de trabajo o en un documento anexo, la cual de igual forma remitirá a esta Política la cual estará contenida en la página web de la Compañía, en un archivo central tanto físico como electrónico, para dar cumplimiento a las siguientes finalidades: i.) Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera, si fuere el caso, y las órdenes judiciales, administrativas o de entidades privadas en ejercicio de funciones públicas; ii.) Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular de esos datos, esto es, el trabajador, con la Compañía; iii). Fines estadísticos o históricos. La Compañía, además, podrá hacer uso de estas Bases De Datos para todas aquellas actuaciones relacionadas con las facultades, obligaciones y deberes que le otorga la ley debido a su calidad de empleador. Así mismo, para todas aquellas actividades conexas, complementarias o similares que deba realizar como empleador.
    2. Tratamiento de Datos Personales de Clientes:
      La Compañía almacenará los Datos Personales de quienes decidan contratar los servicios de la misma obtenidos durante la etapa precontractual, contractual y pos contractual, a través de la Autorización contenida en la propuesta de negocios, documento anexo a esta, o en la plataforma que disponga la Compañía para la prestación de sus servicios a los Clientes, el cual hará remisión directa a la presente Política, la cual se encuentra de igual forma contenida en la página web de la Compañía, en una carpeta en formato electrónico, identificada con el nombre de cada uno de ellos. A estas carpetas solo podrán acceder aquellos empleados de la Compañía que tengan Autorización por parte del Responsable o del Encargado del Tratamiento de Datos Personales, y que tengan como fin administrar la relación contractual entre la Compañía y el Cliente. En el caso que la Compañía contrate los servicios externos de un tercero para realización de su objeto social y que implique el Tratamiento de Datos Personales, éste tercero actuara en calidad de Encargado frente a la recolección de los datos. La Compañía deberá garantizar que la recolección de Datos Personales por parte de terceros se efectúe obteniendo la debida Autorización expresa por parte del titular de los datos donde conste la aprobación de la transferencia de sus datos a ese tercero, quien asumirá las mismas responsabilidades que tiene la Compañía en la presente Política.
    3. Tratamiento de datos personales de los Accionistas:
      Los datos e información personal de las personas naturaleza que llegaren a tener la condición de accionistas de la Compañía, serán tenidos como información reservada, pues dicha información se encuentra registrada en los libros de comercio y tienen la condición de reservada por disposición de la Ley. Sin embargo, esta información podrá ser revelada en los casos establecido por las normas que regulan el mercado público de valores o por orden de autoridad competente. Para acceder a esta información se deberá proceder de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio, la Ley 1258 del 2008 y demás normas que regulen dicha materia. La finalidad que tiene la Compañía con el manejo de la información personal de los accionistas es la siguiente: i) Permitir el ejercicio de los derechos y deberes que se derivan de la calidad de accionista; ii) Envío de invitaciones, convocatoria a eventos y reuniones programados por la Compañía; iii) Emisión de certificados relativos a la relación del Titular del dato con la Compañía iv) Las demás que autorice el Titular- Accionista. Los datos de los accionistas serán recolectados y almacenados con la reserva antes mencionada, a través de Autorización expresa de sus titulares, la cual estará contenida en documento escrito y firmado por parte de cada accionista y la cual hace referencia a la presente Política, la cual de igual forma podrá ser consultada en la página web de la Compañía.
    4. Tratamiento de Datos Personales de Proveedores:
      La Compañía solo recolectará de sus proveedores, los datos que sean necesarios, pertinentes y útiles, mas no excesivos, con la finalidad de poder seleccionar, evaluar y ejecutar las obligaciones que surjan de cada relación. La obtención de dichos datos se hará a través de un formato de registro de proveedores, en el cual estará contenida la Autorización por parte del proveedor, y el cual de igual forma hace referencia a la presente Política la cual estará disponible también en la página web de la Compañía. Este tipo de datos serán recolectados para el cumplimiento de las siguientes finalidades: i) Realización de gestiones en las diferentes etapas del contrato (Precontractual, contractual y pos contractual); ii). Las que sean establecidas en el contrato correspondiente y en las autorizaciones que sean otorgadas por los proveedores, cuando estas sean requeridas; iii). Verificar la idoneidad moral y competencia del proveedor y de sus empleados. En este caso, una vez verificada la idoneidad del proveedor, dicha información no será almacenada por la Compañía en ninguna Base de Datos, sino que será devuelta al proveedor, a menos que este autorice que esta información sea almacenada.

  12. Información recibida de los Usuarios
    Ki puede recopilar tres tipos de datos e información, a saber, no personal, personal y sensible, así:
    1. Información No Personal: Es información anónima y no identificable ("Información No Personal"). Ki no conoce la identidad del Usuario que por primera vez ingresa a la Página Web. La información no personal se clasifica en información técnica e información de comportamiento, como se detalla a continuación:
      1. Información técnica:
        • Tipo de sistema operativo (Windows, Linux, etc..).
        • Tipo de navegador (Explorer, Firefox, Chrome, Safari, etc..).
        • Resolución de la pantalla (por ejemplo 800 x 600, 1024 x 768, etc..).
        • Idioma teclado y navegador (por ejemplo, Inglés).
        • Dirección IP.
        • Las configuraciones de los computadores, ajustes y cualquier otro dato técnico o información similar.
      2. Información de comportamiento:
        • Enlaces que el Usuario utiliza durante la navegación en la Página Web.
        • Información relacionada con las actividades del Usuario en la Página Web, como la fecha de ingreso, hora en que se accede a la página, duración de la visita a la página, entre otros.
        • Cualquier información sobre el comportamiento en la Página Web.
      3. Información de ubicación: Si el Usuario permite al sitio web acceder a los servicios de ubicación a través del sistema de permisos que utiliza el sistema operativo para móviles, Ki también podrá recopilar la ubicación exacta del dispositivo del Usuario o la ubicación aproximada de la dirección IP.
      4. Uso e información de preferencias: Recopilamos información sobre el Usuario y los visitantes de la Página Web cuando interactúan con los Servicios, preferencias expresadas y configuraciones seleccionadas. En algunos casos Ki lo hace a través del uso de cookies, etiquetas de píxel y tecnologías similares que crean y mantienen identificadores únicos.
      5. Información del dispositivo: Podemos recopilar información acerca del dispositivo móvil del Usuario, lo que incluye, por ejemplo, el modelo de hardware, el sistema operativo y la versión, los nombres y las versiones de los archivos y el software, el idioma preferido, el identificador único de dispositivo, identificadores de publicidad, el número de serie, la información de movimiento del dispositivo y la información de la red móvil.
      6. Información del registro: Cuando el Usuario interactúa con los Servicios, Ki recopila los registros del servidor, que pueden incluir información como direcciones IP del dispositivo, fechas y horas de acceso, funciones o las páginas visitadas, bloqueos de la Página Web y otra actividad del sistema, tipo de navegador y el sitio de terceros o servicio que estaba utilizando antes de interactuar con nuestros Servicios.
    2. Información Personal: Es información individualmente identificable ("Información Personal") que identifica al Usuario y es de carácter privado. La Información Personal recopilada por Ki consta de los datos personales ingresados voluntariamente por el Usuario: nombre, dirección, correo electrónico, teléfono, etc.
    3. Información Sensible: Datos relacionados con el estado de salud de la persona que incluyan resultados de pruebas, laboratorios, estudios, diagnósticos médicos, psicológicos, psiquiátricos, medicamentos, tratamientos terapéuticos.

  13. Recopilación de la información de los Usuarios
    Existen los siguientes momentos en que Ki recibe la información:
    1. Al momento del contacto en la Página Web.
    2. Cuando el Usuario envía la información para realizar el pedido del servicio.
    3. Cuando el Usuario carga cualquier otro tipo de información en la Página Web para la prestación del servicio o compra de algún producto.

  14. Anuncios
    Los Usuarios aceptan que Ki podrá utilizar sus datos de contacto con el fin de informarles acerca de Ofertas o Promociones que le puedan interesar y con su autorización previa enviarle anuncios y otro material de mercadeo, transmitido a la dirección de correo electrónico que ha proporcionado el Usuario. El Usuario puede darse de baja del servicio de envío de material de mercadeo en cualquier momento mediante envío de una notificación mediante el correo que la publicidad fue enviada. Se aclara que Ki no se hace responsable por el contenido de dichos anuncios y los productos entregados o servicios prestados por parte de terceros.

  15. Modificación De La Política.
    Ki se reserva el derecho de modificar la Política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página web: www.kiplanner.com con quince (15) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de los Datos Personales, los Titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la Sociedad el retiro de su información a través de los medios indicados previamente en esta Política. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de dicha información mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad u obedezca a una obligación de carácter legal.

  16. Seguridad de la Información
    Ki prevé, cuida y mantiene la seguridad de la información de los Usuarios. Ki procura que no accedan terceros no autorizados al sitio web a través de tecnologías estándar de la industria y los procedimientos internos, incluso mediante el uso de símbolos y mecanismos de encriptación. Sin embargo, Ki no garantiza que nunca se produzcan accesos no autorizados.

  17. Atención a consultas, peticiones, quejas y reclamos
    Todo titular o causahabiente de Datos Personales tiene derecho de forma gratuita a realizar consultas y solicitudes a Ki para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización o para realizar peticiones, quejas y reclamos respecto al Tratamiento que Ki da a la información. Los Titulares pueden contactarse con el Área Administrativa responsable de la atención de peticiones, quejas y reclamos a través del correo electrónico [email protected]. La consulta debe estar dirigida a nombre del Área Administrativa, con el nombre completo del Titular, la descripción de la consulta, solicitud, petición, queja o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y el correo electrónico. El titular de la información deberá presentar y/o adjuntar los siguientes documentos:
    • Si se trata del Titular: Documento de identidad válido.
    • Si se trata del causahabiente: Documento de identidad válido, Registro Civil de Defunción del Titular, Documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.
    • Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, Documento que acredite la calidad de Representante legal y/o apoderado del titular y el número del documento de identidad del Titular.
    En caso de que la consulta resulte incompleta, Ki solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  18. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
    Todo Titular de Datos Personales tiene derecho a solicitar a Ki la eliminación total o parcial de sus Datos Personales. Para ello se seguirá el procedimiento establecido en el punto anterior de este documento. La supresión de Datos operará y será definitiva siempre y cuando los mismos: (a) no estén siendo tratados conforme a lo establecido por la legislación vigente, (b) hayan dejado de ser necesarios para la finalidad con la cual se recaudaron o, (c) se haya superado el periodo de tiempo requerido para cumplir con el fin por el cual se recaudaron. Ki podrá negar la eliminación cuando: (a) El Titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos; (b) La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso.

  19. Privacidad de la información
    Ki está comprometida con proteger la información de los Titulares. Por lo tanto respeta y protege los datos personales de acuerdo con las leyes vigentes de Colombia y normas que regulan el manejo y la privacidad de la información y protección de datos, Constitución Política de 1991, artículo 15 y artículo 20; Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012; Decreto reglamentario 1727 de 2009; Decreto reglamentario 2952 de 2010; Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014.

  20. Vigencia
    Las presentes Políticas de Tratamiento de Uso de la Información entran en vigencia a partir de julio de 2021 y las Bases de Datos que contienen la información de los Titulares tendrán una vigencia de 10 años prorrogables por períodos iguales.
  21. General
    En caso de cualquier controversia entre el Usuario y Ki con relación a los Términos y Condiciones y Políticas de Privacidad, las partes se comprometen a llevar las diferencias ante el Tribunal de Arbitramento de Colombia y aceptan que sean dichos tribunales los competentes a la hora de resolver los litigios de dichas demandas. Las leyes Colombianas rigen los Términos y Condiciones, así como cualquier demanda que pudiera surgir entre el Usuario y Ki, independientemente de las disposiciones sobre conflictos de leyes.

  22. Inquietudes o dudas de los Usuarios
    Si tienes alguna pregunta (o comentario) acerca de la Política de Privacidad, el Usuario puede enviar un correo electrónico a la siguiente dirección: [email protected], Ki responderá en el menor plazo posible.

  23. Notificación y Datos de Contacto de Ki
    Ki se encuentra ubicado en la siguiente dirección y los datos de contacto son los siguientes, lo anterior para efectos de ser notificado de cualquier acto judicial o de cualquier tipo.
    • Carrera 17 No 2 sur – 10 Medellín, Antioquia, República de Colombia.
    • Teléfono: 320 816 4398
    • [email protected]

    24. Última Actualización: 15 de agosto de 2023